erp en crm op maat
Een ERP of CRM op maat, gebouwd rond hoe je team werkt.
Offertes in Excel, orders in de mailbox, facturen in een ander programma en de voorraad in het hoofd van één collega. Een ERP of CRM op maat zet dat in één systeem, met de schermen en velden die jullie nodig hebben. Groeit je zaak, dan bouwen we modules bij, en AI leest binnenkomende orders en facturen voor je in. We leveren in fases met een vaste prijs. De eerste versie staat er meestal binnen twee maanden.
Pakket of op maat?
Vaak is een bestaand pakket de juiste keuze, en dan zeggen we dat. Dit is hoe we het afwegen.
Neem een pakket als
- je werkwijze gewoon standaard is: offerte, order, levering en factuur, zonder uitzonderingen
- je met twee of drie gebruikers werkt en de licentie geen pijn doet
- je snel moet starten en het pakket morgen al kan draaien
- er al een goeie koppeling bestaat met je boekhouding en je webshop
Kies op maat als
- je team al jaren om het pakket heen werkt, met Excel en mails ernaast
- je licenties per gebruiker of per module blijven optellen
- je iets doet wat geen pakket kent: een eigen prijsberekening of een planning met regels die alleen jullie kennen
- je vier programma's aan elkaar plakt en er elke week iets tussen valt
Twijfel je? In het eerste gesprek zeggen we welke kant het op moet, ook als dat een pakket is.
uitbreidbaar en aanpasbaar
Een systeem dat meegroeit met je zaak
Een pakket legt vast hoe je werkt. Met software op maat beslis je zelf hoe elk scherm eruitziet, en wat je vandaag nog niet nodig hebt, bouwen we later bij.
Later uitbreiden
Je start met het deel dat nu de meeste tijd kost. Een planning, een klantenportaal, een koppeling met je webshop of rapporten voor je boekhouder komen erbij wanneer je eraan toe bent, als module op hetzelfde systeem. Je data hoeft daarvoor nergens naartoe te verhuizen.
- planning
- klantenportaal
- webshopkoppeling
- rapporten
Volledig aanpasbaar
Elk scherm en elk veld volgt hoe jullie werken, net als de stappen die een order doorloopt. Heeft een order bij jullie een extra goedkeuring of een eigen prijsberekening, dan zit die erin. Verandert je werkwijze, dan passen we het systeem mee aan.
- eigen velden
- eigen statussen
- jullie prijsberekening
- rechten per rol
ai-automatisering
AI doet het overtypwerk in je ERP of CRM
Wat binnenkomt per mail of als pdf, staat al in je systeem voor iemand het moet overtypen. Waar de computer twijfelt, zet hij het apart. Wat naar een klant vertrekt, krijg jij eerst te zien.
Meer over AI-automatiseringMails en bestellingen inlezen
Een bestelling per mail wordt een order in het systeem, met de klant en de artikels er al bij.
Facturen uitlezen
Aankoopfacturen en leveringsnota's worden uitgelezen en klaargezet voor je boekhouding. Jij kijkt ze enkel nog na.
Offertes voorbereiden
Uit de aanvraag en je eigen prijzen staat er een voorstel van offerte klaar. Jij past aan en verstuurt.
Klanthistoriek samengevat
Voor je een klant belt, lees je in een paar regels wat er liep en wat nog openstaat.
Stock en openstaande facturen
Het systeem meldt het wanneer een artikel onder het minimum zakt of een factuur te lang openstaat.
Wat erin kan
Klanten en offertes
Elke klant, elk contact en elke offerte op één plek. Een offerte wordt met één klik een order, en je ziet wie wanneer opgevolgd moet worden.
Orders en voorraad
Orders komen binnen uit je webshop, je mailbox of aan de toonbank. De stock boekt mee af bij elke verkoop en je weet wat je moet bijbestellen voor het op is.
Facturen en boekhouding
Facturen vertrekken uit het systeem en belanden in je boekhoudpakket zonder dat iemand ze overtypt. Betalingen komen terug in het systeem en je ziet wie nog openstaat.
Planning en team
Wie doet welke job, met welk materiaal en wanneer. Op gsm voor wie op de baan is, met foto's en een handtekening bij de levering.
Hoe hexel het bouwt
Je weet vooraf wat elke fase kost en wanneer ze klaar is. We tonen liever werkende schermen dan slides.
01 · week 1
Meekijken
We volgen enkele uren een order mee door je zaak: wie welk gegeven waar overtypt, en waar het stokt. Daarna krijg je een voorstel met fases, een vaste prijs per fase en een datum.
02 · fase 1
Eerste werkende versie
We beginnen bij het deel dat het meeste oplevert, meestal orders of offertes. Je team werkt ermee in de browser, op gsm en op laptop, en wat ze aanmerken passen we aan terwijl het nog goedkoop is.
03 · volgende fases
Koppelen en uitbreiden
Boekhouding, kassa, webshop of het pakket dat je houdt: elke fase voegt een stuk toe. Na elke fase beslis je of je verder wil.
04 · daarna
Draaiend houden
Hosting, back-ups en updates blijven bij ons. Voor software die je zaak draaiend houdt, spreken we vooraf af hoe snel we reageren.
koppelingen
Werkt samen met wat je al hebt
Een ERP of CRM vervang je niet zomaar. We bouwen ernaast en erop: je software praat via de API met het pakket, de data blijft op één plek en niemand typt iets over. Staat jouw pakket er niet bij? Als er een API of export is, koppelen we het.
- Odoo
- Salesforce
- HubSpot
- Microsoft Dynamics 365
- SAP Business One
- Exact Online
- Teamleader
- Zoho
- Pipedrive
- Yuki
- Octopus
- Billit
- Lightspeed
- Shopify
- WooCommerce
- Microsoft 365
- Google Workspace
ook op maat: een eigen ERP of CRM wanneer geen enkel pakket past
Uit de praktijk
website × automatisering — fytomarchal.be
Fyto Marchal × hexel
De vroegere papieren workflow is volledig gedigitaliseerd en zit nu in het systeem, met automatiseringen die het handwerk overnemen. Achter de schermen levert dat tijdwinst en overzicht op. Vooraan staat een verzorgde site met nieuwsbrief voor de klanten.
desktopsoftware — Windows
Reg+ × hexel
Bestelbonnen, kastickets en dagafsluiting in één programma, met stockbeheer dat mee afboekt bij elke verkoop. Ticket- en labelprinters hangen er rechtstreeks aan, dus aan de toonbank werkt alles door zonder omweg via papier.
Vragen die we vaak krijgen
Wat is het verschil tussen een ERP en een CRM?
Een CRM volgt je klanten: contacten, offertes, afspraken en opvolging. Een ERP volgt wat er daarna gebeurt: orders, voorraad, planning en facturen. Voor een kmo zit dat vaak in één systeem, en op maat hoef je die grens niet te trekken.
Wat kost een ERP of CRM op maat?
We werken in fases met een vaste prijs per fase. Je weet vooraf wat elke fase kost en kan na elke fase stoppen. Een voorstel met prijs krijg je binnen twee werkdagen na het eerste gesprek.
Hoe lang duurt het?
De eerste werkende versie staat er meestal binnen twee maanden. Daarna komt er per fase een stuk bij, in het tempo dat je team aankan.
Koppelt het met mijn boekhouding en mijn kassa?
Meestal wel. Als er een API of een export is, koppelen we het. We bekijken per programma wat de koppeling aankan en zeggen het vooraf als iets niet lukt.
Wat gebeurt er met de data in mijn huidige programma's?
Die nemen we mee. Klanten, producten, prijzen en open orders importeren we uit je export. De oude programma's blijven draaien tot de nieuwe versie bewezen heeft dat ze werkt.
Van wie is de software achteraf?
Je data is van jou en kan je altijd exporteren. Op de software krijg je na betaling een gebruiksrecht zonder einddatum, ook wanneer hosting of onderhoud later elders gebeurt. Hoe dat precies zit, staat in de algemene voorwaarden.
de rest van je IT
En wie beheert de pc's van je team?
hexel is de digitale tak van Reboot-IT, met dezelfde mensen. Je ERP of CRM bouwen we als hexel. Voor het dagelijkse beheer van je pc's en je netwerk ga je naar Reboot-IT. Daar geven we ook opleiding en advies over AI, te beginnen met een gratis intake. Wil je ChatGPT Business of Microsoft 365 Copilot voor je hele team, dan zetten we het daar op en beheren we het. Claude kan ook.
Welke stap kost nu het meeste tijd?
Vertel kort hoe een order nu door je zaak loopt en waar het stokt. Binnen twee werkdagen krijg je een voorstel met fases, een prijs en een datum, of een eerlijk advies om bij je pakket te blijven.