Privacyverklaring

1. Wie verwerkt je gegevens

hexel is een handelsnaam van de eenmanszaak van Kenzo Wijnants, in de Kruispuntbank van Ondernemingen ingeschreven als Wijnants Kenzo, met vestiging te Luikersteenweg 549/2, 3800 Sint-Truiden, ondernemings- en btw-nummer BE 1008.161.580. Dezelfde onderneming werkt ook onder de handelsnaam Reboot-IT. Kenzo Wijnants is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze site worden verzameld.

Vragen over deze verklaring of over je gegevens: info@hexel.be of 011 93 98 00.

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is niet verplicht voor een onderneming van deze omvang, die geen grootschalige of bijzondere categorieën van gegevens verwerkt.

2. Welke gegevens we verwerken

Je bepaalt zelf wat je doorgeeft. Concreet gaat het om:

• Contactformulier: je naam, e-mailadres, bericht en taalkeuze, en optioneel je bedrijf, telefoonnummer en onderwerp.
• E-mail, telefoon of WhatsApp: wat je in dat gesprek zelf deelt.
• Opdrachten: de gegevens die nodig zijn om te offreren, te factureren en de opdracht uit te voeren, waaronder de contactpersonen bij de klant.
• Verzendlimiet: je IP-adres wordt kort gebruikt om het aantal formulierverzendingen per bezoeker te beperken. Dat gebeurt in het werkgeheugen van de server, niet in een database, en verdwijnt vanzelf.
• Serverlogs van de hostingpartij, met onder meer IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browser, voor beveiliging en foutopsporing.

3. Waarvoor en op welke grondslag

We nemen geen beslissingen over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en we doen niet aan profilering.

We gebruiken je gegevens niet voor nieuwsbrieven of commerciële mailings zonder dat je daar zelf om vraagt.

• Je vraag beantwoorden en een offerte opmaken — noodzakelijk om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• Een opdracht uitvoeren, factureren en opvolgen — uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• De site beveiligen en spam of misbruik tegengaan — gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• Boekhouding en fiscale verplichtingen — wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG).
• Advertentie- of analysecookies, wanneer die er komen — uitsluitend met je toestemming (artikel 6.1.a AVG), die je op elk moment kan intrekken.

4. Hoe lang we ze bijhouden

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal twee jaar, zodat een eerder gesprek terug te vinden is.
• Klantendossiers: tot tien jaar na het einde van de samenwerking, wegens de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: zolang de fiscale en boekhoudkundige bewaarplicht dat oplegt.
• Serverlogs: kort, volgens het bewaarbeleid van de hostingpartij.
• Je cookiekeuze: zes maanden, daarna vragen we het opnieuw.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor de commerciële doeleinden van derden. We werken wel met dienstverleners die als verwerker optreden en enkel handelen volgens onze instructies:

• Vercel Inc. — hosting van deze site, inclusief de serverlogs.
• Resend — verzending van de e-mail die het contactformulier genereert. De mail vertrekt vanaf het geverifieerde domein reboot-it.be en draagt jouw adres als antwoordadres.
• Onze e-mail- en kantoorsoftware, waarin je bericht binnenkomt en bewaard blijft.
• Onze boekhouder, en in voorkomend geval een advocaat of incassokantoor, elk binnen hun eigen wettelijke rol.

Daarnaast geven we gegevens door wanneer een wet, een rechterlijk bevel of een bevoegde overheid ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Vercel en Resend zijn in de Verenigde Staten gevestigd. De doorgifte steunt op het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework voor deelnemende bedrijven, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, samen met de afspraken uit de verwerkersovereenkomsten met die partijen.

7. Cookies

Deze site plaatst enkel wat nodig is om te werken. Wat er precies staat, hoe lang het blijft staan en hoe je een keuze intrekt, lees je in het cookiebeleid.

8. Je rechten

Je kan op elk moment:

• inzage vragen in de gegevens die we van je hebben;
• ze laten verbeteren of aanvullen;
• ze laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bijhouden;
• de verwerking laten beperken;
• bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen;
• een gegeven toestemming intrekken, zonder dat dit afdoet aan wat daarvoor gebeurde.

9. Een vraag of een klacht

Stuur je vraag naar info@hexel.be. We antwoorden binnen een maand. Bij redelijke twijfel over je identiteit vragen we een bijkomend bewijs, enkel om te vermijden dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen.

Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be. Je kan je ook rechtstreeks tot de rechter wenden.

10. Beveiliging

De site draait volledig over https, het contactformulier heeft een spamval en een verzendlimiet, en toegang tot mailboxen en beheeromgevingen is beperkt tot wie ze nodig heeft. Geen enkele maatregel sluit elk risico uit. Merk je iets dat niet klopt, laat het weten via info@hexel.be.

11. Wanneer hexel voor een klant verwerkt

Bouwen of beheren we een site, webshop, applicatie, ERP- of CRM-systeem waarin persoonsgegevens van jouw klanten staan, dan is jouw onderneming de verwerkingsverantwoordelijke en treedt hexel op als verwerker. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vereist, met afspraken over doel, duur, beveiliging, subverwerkers, bijstand, en teruggave of wissing na afloop.

Deze privacyverklaring gaat daar niet over. Ze beschrijft enkel wat hexel doet met je gegevens als bezoeker of prospect van hexel.be.

12. Wijzigingen

Verandert er iets aan de verwerkingen, dan passen we deze verklaring aan en wijzigt het versienummer bovenaan. De actuele versie staat altijd op deze pagina.