company brain
Alle kennis van je zaak, op één plaats.
Bij de meeste kmo's zit wat het team weet verspreid over mappen en mailboxen, en een deel zit alleen in het hoofd van een collega. Een company brain brengt dat samen. Je team zoekt erin of stelt een vraag en krijgt een antwoord met de bron erbij. hexel bouwt het voor jullie en zet het op je eigen server of in de cloud.
wat erin gaat
Wat er in je company brain komt
We starten met wat jullie al hebben. Mappen op de server en gedeelde mailboxen lezen we in, en wat er nieuw bijkomt, schuift vanzelf mee.
offerte-2026-041.pdf
Documenten
Offertes en contracten, net als je handleidingen en werfverslagen. Ook een ingescande brief wordt leesbaar.
procedure-retouren.docx
Procedures
Hoe jullie een retour verwerken of een nieuwe collega inwerken. Wat nu in een map zit die niemand terugvindt, wordt een antwoord op een vraag.
prijslijst-2026.xlsx
Prijslijsten
Je eigen prijzen en die van je leveranciers, met de kortingen per klant. Het brein weet welke lijst de nieuwste is.
projecten/van-damme/
Projecten
Per klant of per werf staan de afspraken en plannen bij elkaar, met de foto's van de werf erbij.
re: levering 14 maart
Mails
De mailbox van de verkoop of van de zaak. Een afspraak die alleen in een mail stond, vind je terug.
notitie: planning 2027
Notities
Verslagen van vergaderingen en plannen voor volgend jaar. Wat iemand opschrijft, kan het team later terugvragen.
vragen met bron
Je krijgt een antwoord en ziet waar het vandaan komt
Typ je vraag zoals je ze aan een collega zou stellen. Het antwoord verwijst naar het stuk waar het in staat, en met één klik open je dat stuk. Staat het nergens, dan zegt het brein dat ook.
AI-assistenten werken met dezelfde kennis. Ze zetten een offerte klaar of vatten een project samen, en jij kijkt het na voor er iets vertrekt.
zelf in gebruik
hexel werkt elke dag in hexelos, ons eigen company brain. Elk klantdossier staat erin, met de offertes en verslagen erbij. Wat we bij jou opzetten, gebruiken we dus eerst zelf.
voor je hele team
Iedereen werkt met dezelfde kennis, met eigen toegang
Elke collega logt in met een eigen account, en per rol bepaal je wat die mag zien. Een antwoord haalt alleen uit stukken waar die persoon toegang toe heeft. Wat iemand aanvult of verbetert, staat meteen klaar voor de rest.
| procedures | prijslijsten | projecten | boekhouding | |
|---|---|---|---|---|
| Sofieverkoop | lezen | lezen en aanvullen | lezen en aanvullen | geen toegang |
| Janwerkplaats | lezen en aanvullen | geen toegang | lezen | geen toegang |
| Leenboekhouding | lezen | lezen | lezen | lezen en aanvullen |
| Tomzaakvoerder | lezen en aanvullen | lezen en aanvullen | lezen en aanvullen | lezen en aanvullen |
lezen en aanvullenlezengeen toegang
waar het draait
Je data blijft van jou
Je kiest zelf waar het company brain staat. In beide gevallen blijft de kennis van je zaak bij je zaak.
Op je eigen server
Op een server in je kantoor of in je eigen serverkast. De documenten verlaten je netwerk niet. Wij zetten het op en houden het bij, op afstand of ter plaatse.
In de cloud
Op een server in de EU die wij voor jullie beheren. Je hoeft zelf niets te installeren en je team kan ook van op de werf inloggen.
- Je documenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Een verwerkersovereenkomst legt vast wat wij met je gegevens mogen doen.
- Een back-upstrategie kan erbij, afgestemd op hoe kritisch je gegevens zijn. Je kan alles op elk moment exporteren.
- Vertrekt er iemand, dan sluit je dat account af en is de toegang overal weg.
Vragen die we vaak krijgen
Wat is een company brain?
Een gedeelde werkplek waar de kennis van je zaak samenkomt, met je documenten en procedures, je prijslijsten en je projecten. Je team zoekt erin en stelt vragen in gewone taal. Elk antwoord verwijst naar het stuk waar het vandaan komt.
Wat is het verschil met een gedeelde schijf?
Op een gedeelde schijf moet je weten in welke map iets staat. In een company brain stel je de vraag en krijg je het antwoord, met de bron erbij. Je bestaande mappen mogen blijven: we lezen ze in en houden ze bij.
Waar staan onze gegevens?
Op je eigen server of op een server in de EU die wij beheren, naar keuze. Je documenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en een verwerkersovereenkomst legt vast wat wij ermee mogen doen.
Kan iedereen in het team alles zien?
Alleen als je dat wil. Je geeft toegang per persoon of per rol, en een antwoord haalt alleen uit stukken die die persoon mag zien.
Hoe verloopt een gesprek?
Een half uur via Google Meet of bij jou op kantoor. We tonen een company brain met voorbeelden uit een zaak zoals de jouwe, en je stelt zelf de vragen. Wil je verder, dan krijg je een voorstel met planning en prijs.
Bekijk het met ons in een half uur
Vertel kort waar de kennis van je zaak nu zit en wie er het vaakst naar zoekt. We tonen het je met voorbeelden die daarop lijken.