04 · ai en automatisering
AI voor het routinewerk in je kmo.
We koppelen AI aan je mailbox en je boekhouding. Aanvragen komen zo zelf in je systeem en facturen in je boekhouding. Wat naar buiten gaat, lees je eerst na.
Plan een gesprekWat we bouwen
01 / 04
Aanvragen en opvolging
Een aanvraag per mail komt in je systeem met de klantgegevens erbij, en er staat een antwoord klaar om na te lezen. Wie het verder opvolgt, kies je zelf.
02 / 04
Facturen en documenten
Facturen en bestelbons worden uitgelezen en gaan door naar je boekhouding of je ERP. Twijfelt de computer over een bedrag of een btw-nummer, dan zet hij de factuur apart voor iemand van je team.
03 / 04
Assistenten
Een assistent die antwoordt uit je eigen prijslijsten en dossiers, met de bron erbij. Je team gebruikt hem intern, of je zet hem als chat op je site.
04 / 04
Teksten en vertalingen
Productteksten en vertalingen voor honderden artikels tegelijk. De computer schrijft een eerste versie, iemand van je team leest na voor het online gaat.
Een virtuele receptie voor je telefoon? Bekijk de AI-receptie.
modellen en tools
Waar het op draait
- Claude
- ChatGPT
- Gemini
- DeepSeek
- n8n
- Make
- Zapier
- OCR
- spraak naar tekst
- beeldgeneratie
Voor de meeste taken volstaat een klein en goedkoop model. Een zwaarder model gebruiken we enkel waar het werk dat vraagt. Mogen je gegevens het gebouw niet uit, dan draait een open model op je eigen server.
voorbeeld uit de praktijk
hexelos is onze eigen company brain: notities, procedures, projecten en lopende taken op één plek. Je stelt er een vraag aan en krijgt het antwoord met de bron erbij. Voor je kmo zetten we zo'n werkplek op waar je hele team in werkt, elk met een eigen login.
meer over een company brain14uur per week aan terugkerend werk
voorbeeld- Facturen overtypen3 u
- Offertes opmaken3 u
- Klanten terugbellenblijft bij jou3 u
- Bestellingen doorsturen2 u
- Vragen over levertijden2 u
- Afspraakherinneringen1 u
Waar wint AI jou tijd?
We zitten enkele uren samen en overlopen je week. Je vertrekt met een lijst taken die een computer kan overnemen, per taak met een prijs en wat het je bespaart.
Plan de workshopJe team leren werken met AI?
Advies, de opzet van ChatGPT, Copilot of Claude, onboarding en opleiding van je team regelen we via Reboot-IT, onze IT-tak.
Wat er nog bij kan
Documenten en administratie
- facturen uitlezen
- Het bedrag en de vervaldatum gaan van de pdf rechtstreeks naar je boekhouding.
- bestelbons verwerken
- Een bestelbon per mail of op papier wordt een order in je systeem.
- offertes voorbereiden
- Uit de aanvraag en je prijslijst komt een eerste offerte die jij nog nakijkt.
- assistent op je eigen documenten
- Stel een vraag over een procedure of een dossier en krijg het antwoord met de pagina erbij.
Klantcontact
- aanvragen sorteren
- Mails en formulieren komen per soort bij de juiste persoon terecht.
- antwoorden voorstellen
- Bij elke mail staat een antwoord klaar dat je aanpast en verstuurt.
- chat op je site
- Bezoekers krijgen ook 's avonds een antwoord uit je eigen info.
- telefoon- en spraakassistent
- Neemt op wanneer jij niet kan en zet de vraag met een terugbelmoment in je agenda.
Content en beeld
- productteksten in bulk
- Honderden artikels krijgen een eerste tekst in de toon van je merk.
- vertalingen
- Je webshop of handleiding in een andere taal, met overal dezelfde vaktermen.
- samenvattingen en rapporten
- Een lang verslag of een maand aan tickets op één pagina die je snel leest.
- productfoto's opschonen
- Een witte achtergrond en dezelfde uitsnede voor je hele catalogus.
Koppelingen en controle
- koppeling met ERP of CRM
- Wat de computer leest, komt in het pakket dat je al gebruikt.
- nakijken voor verzending
- Niets gaat naar een klant zonder dat iemand van je team het goedkeurt.
- logboek van elke actie
- Achteraf zie je bij elke stap wanneer hij gebeurde en op basis van welke bron.
- verwerkersovereenkomst
- Zwart op wit wat er met je gegevens mag gebeuren en waar ze bewaard worden.
we beginnen bij het werk dat de meeste tijd kost, de rest kan er later bij
Vragen die we vaak krijgen
Is AI niet te duur voor een kmo?
Je begint met één taak en één koppeling. Voor veel werk volstaat een klein en goedkoop model. Voor we beginnen, weet je wat het kost en hoeveel uur het per week bespaart.
Wat gebeurt er met mijn gegevens?
We spreken af wat naar een model mag en wat niet, met een verwerkersovereenkomst erbij. Mag je data het gebouw niet uit, dan draait er een open model op je eigen server.
Maakt AI geen fouten?
Jawel, daarom bouwen we controle in. Twijfelt de computer, dan zet hij het werk apart. Wat naar een klant vertrekt, keurt iemand van je team eerst goed.
Werkt het met mijn huidige programma's?
Dat is het uitgangspunt. We koppelen aan het ERP- of boekhoudpakket dat je al hebt.
Waar beginnen we?
Bij het werk dat elke week terugkomt en het meeste tijd kost. In de workshop overlopen we je week en kiezen we samen de eerste taak.
Vervangt dit mijn mensen?
Het neemt het overtypwerk over. Wat er beslist moet worden, blijft bij je team.
Wat kost je elke week het meeste tijd?
Vertel welk werk blijft terugkomen en hoe vaak. Binnen 1 werkdag krijg je een voorstel met een prijs en een startdatum. Loont het niet, dan zeggen we dat ook.
Plan een gesprek