Een offerte van €2.400 kan duurder uitvallen
Een zaakvoerder vergelijkt drie offertes voor dezelfde bedrijfswebsite: €2.400, €6.800 en €11.500. Op papier gaat het telkens om een website met enkele pagina’s, een contactformulier en een beheerpaneel. Toch koopt die zaakvoerder drie verschillende projecten.
De goedkoopste offerte bevat vaak een bestaand ontwerp, teksten die je zelf aanlevert en weinig begeleiding. De middelste prijs voorziet meestal meer maatwerk, een duidelijke structuur en begeleiding bij de inhoud. De duurste offerte kan extra strategie, fotografie, koppelingen of een nieuwe merkidentiteit bevatten. Het verschil zit dus zelden alleen in het aantal pagina’s.
Voor een zakelijke website van 5 tot 8 pagina’s, zonder webshop of ingewikkelde koppelingen, liggen richtprijzen in België vaak tussen €2.000 en €5.000, exclusief 21% btw. Een maatwerkwebsite voor een KMO met 8 tot 15 pagina’s kost eerder €5.000 tot €10.000. Meertaligheid, afsprakenmodules, klantenportalen of koppelingen met andere software kunnen daar nog enkele duizenden euro’s bij doen.
Bij hexel zouden we niet automatisch voor de goedkoopste of duurste optie kiezen. We kiezen de eenvoudigste oplossing die je verkoopproces goed ondersteunt. Een mooie website zonder duidelijke boodschap of goede aanvraagroute blijft duur, ook als de factuur laag was.
Waar gaat het eenmalige bedrag naartoe?
Een deel van de prijs gaat naar de voorbereiding. Iemand moet bepalen welke pagina’s nodig zijn, in welke volgorde bezoekers informatie zoeken en welke actie je van hen verwacht. Voor een kleine KMO neemt dat vaak €500 tot €1.500 van het project in beslag. Een website die meteen gebouwd wordt zonder die oefening, krijgt later vaak dure wijzigingen.
Daarna volgen ontwerp en bouw. Het ontwerp bepaalt de visuele stijl en de indeling. De bouw zet die schermen om in een werkende website die ook op een smartphone goed gebruikt kan worden. Voor dit deel betaal je bij een zakelijke maatwerkwebsite vaak €3.000 tot €6.500.
Teksten en beelden worden vaak vergeten in offertes. Zelf teksten schrijven kost voor 8 tot 15 pagina’s al snel 20 tot 30 uur, verspreid over verschillende avonden. Professionele webteksten, foto’s en beeldbewerking kunnen samen ongeveer €800 tot €3.000 kosten. Heb je al een duidelijke huisstijl, dan valt dat bedrag lager uit. Een nieuwe merkidentiteit hoort meestal in een apart budget.
De laatste eenmalige kosten zitten in het klaarzetten en testen: formulieren, mobiele weergave, cookiemelding, meetsoftware, doorverwijzingen van oude pagina’s en de lancering. Reken daarvoor ongeveer €500 tot €1.500. Vraag altijd hoeveel correctierondes in de offerte zitten. Twee rondes tekstwijzigingen is iets anders dan onbeperkt aanpassen.
Wat betaal je daarna per maand?
De maandelijkse kost bestaat uit verschillende onderdelen. Hosting is de plaats waar je website draait. Voor een eenvoudige website betaal je ongeveer €15 tot €40 per maand. Voor beheerde hosting met dagelijkse back-ups, beveiligingsupdates en controle op storingen ligt dat eerder tussen €50 en €150 per maand.
Een domeinnaam betaal je meestal per jaar. Voor een .be-domein is €15 tot €30 per jaar een normale richtprijs. Sommige bureaus nemen die kost op in hun pakket. Controleer dan of de domeinnaam op jouw naam staat en wat er gebeurt als je van leverancier verandert.
Ook softwarelicenties kunnen terugkomen. Denk aan een formulierdienst, reservatiesysteem, betaalmodule of plugin voor het beheerpaneel. Samen gaat het vaak om €5 tot €40 per maand, maar een specifieke toepassing kan meer kosten. Een onderhoudscontract kan daarbovenop €50 tot €200 per maand kosten voor updates, controle en kleine aanpassingen.
Een maandbedrag is geen synoniem voor marketing. Zoekmachineoptimalisatie, nieuwe pagina’s en campagnes vallen vaak buiten hosting en onderhoud. Voor doorlopende inhoud en SEO betaal je bij een KMO bijvoorbeeld vanaf €300 per maand, afhankelijk van de hoeveelheid werk. Zet dat budget apart, zoals je dat ook doet voor marketing.
Je kunt een website technisch gezien op €0 per maand laten draaien als je zelf hosting, updates, back-ups en problemen beheert. Dan betaal je met je eigen tijd. Zodra een formulier niet meer werkt of een update de website breekt, moet je zelf uitzoeken wat er aan de hand is.
Wat kost dezelfde website over drie jaar?
Neem een dienstverlenende KMO met een website van ongeveer tien pagina’s. Er is geen webshop, geen klantenportaal en geen maandelijkse marketing inbegrepen. Alle bedragen hieronder zijn exclusief btw.
Budgetvariant: €2.400 voor de bouw, €45 per maand voor hosting, beveiliging en updates, plus €20 per jaar voor de domeinnaam. Over 36 maanden is dat €2.400 + €1.620 + €60, samen €4.080.
Maatwerkvariant: €6.800 voor de bouw, €95 per maand voor beheerde hosting, onderhoud en ondersteuning, plus dezelfde €20 per jaar voor de domeinnaam. Over drie jaar betaal je dan €6.800 + €3.420 + €60, samen €10.280.
Het verschil bedraagt €6.200, of ongeveer €172 per maand over drie jaar. Dat is veel geld. De maatwerkvariant is pas verdedigbaar als ze ook een ander probleem oplost, bijvoorbeeld verschillende aanvraagroutes, meertaligheid, koppelingen met je planning of een website die meerdere vestigingen beheert. Als beide offertes dezelfde eenvoudige bedrijfswebsite opleveren, is de goedkopere keuze waarschijnlijk verstandiger.
Let ook op de verborgen tijd. In deze berekening schrijft de klant bij de budgetvariant zelf de teksten en levert die zelf foto’s aan. Reken je 25 uur eigen tijd aan een interne waarde van €50 per uur, dan komt daar nog €1.250 bij. Dat bedrag staat niet op de factuur, maar het hoort wel bij je vergelijking.
Welke vragen horen bij elke offerte?
Vraag een leverancier om de volgende punten letterlijk in de offerte te zetten:
- Is de prijs inclusief of exclusief btw, en hoeveel pagina’s, formulieren en correctierondes zijn inbegrepen?
- Wie levert teksten en foto’s, wie voert ze in en wie maakt de website klaar voor mobiel gebruik?
- Wat zit er precies in het maandbedrag: hosting, back-ups, updates, licenties, support en kleine wijzigingen?
- Staan domeinnaam, website, teksten en beelden op jouw naam, en kun je alles meenemen als je later vertrekt?
Neem deze week de drie offertes erbij en schrijf naast elke prijs wat ontbreekt. Controleer ook je huidige facturen voor hosting, licenties en onderhoud. Zo vergelijk je geen losse startprijs, maar de werkelijke kost over drie jaar. Met de websitecheck van hexel kun je daarna gericht nakijken waar je huidige website geld of aanvragen laat liggen.