Wat kost een menselijk telesecretariaat in 2026?
Om 10.17 uur belt een klant terwijl iedereen bezig is met een levering, werf of afspraak. De oproep gaat verloren en de klant probeert later opnieuw. Een menselijk telesecretariaat voorkomt dat door de telefoon op te nemen, enkele vragen te stellen en een boodschap door te geven. De prijs van zo’n telesecretariaat ligt in 2026 meestal veel hoger dan een doorsnee telefoonabonnement.
Bij de Professional-formule van Corilus/Ringphone betaal je €330,29 per maand voor 160 credits, exclusief btw. Daar komt een eenmalige opstartkost van €211,58 bij. Deel je alleen het maandbedrag door 160 credits, dan betaal je ongeveer €2,06 per credit. Dat is niet hetzelfde als €2,06 per oproep: gesprekken langer dan drie minuten kosten een extra credit en extra oproepen worden afzonderlijk aangerekend.
Gebruik je dezelfde formule maar veertig credits per maand, dan bedraagt de eenvoudige kostprijs ongeveer €8,26 per credit. De formule kan nog altijd logisch zijn wanneer één gemiste oproep een nieuwe klant, een dringende interventie of een afspraak met hoge waarde kost. Bij weinig oproepen moet je wel nagaan of je geen vaste capaciteit koopt die je amper gebruikt.
Vraag bij een offerte wat de leverancier precies als oproep telt. Een gesprek dat na enkele seconden wordt doorgeschakeld, een voicemail, een afspraak in de agenda en een uitgaand telefoontje kunnen anders worden aangerekend. Vraag ook wanneer de dienst bereikbaar is en welke instructies medewerkers mogen volgen. Een externe telefoniste kent je zaak nooit zo goed als iemand die er dagelijks werkt. Duidelijke afspraken over prijzen, openingsuren, werkgebied en dringende gevallen zijn daarom nodig.
Een AI-receptie begint bij €29 per maand
Een AI-receptie is software die een beller te woord staat, eenvoudige vragen beantwoordt en gegevens verzamelt. Ze kan bijvoorbeeld openingsuren en het werkgebied meedelen, een bericht noteren of een afspraak aanvragen. Voor een basisformule betaal je als richtprijs vanaf €29 per maand, met een eenmalige opstartkost van ongeveer €249.
De basisformule omvat 100 belminuten per maand, goed voor ongeveer 65 gesprekken bij een gemiddelde gesprekduur van anderhalve minuut. Bij 65 gesprekken per maand is €29 gedeeld door 65 ongeveer €0,45 per gesprek. Bij veertig gesprekken bedraagt de maandelijkse abonnementskost omgerekend €0,73 per gesprek. Extra minuten kosten €0,25 per minuut.
Neem je de opstart mee in het eerste jaar, dan betaal je €249 plus twaalf keer €29. Dat is €597, of gemiddeld €49,75 per maand. Bij ongeveer 65 gesprekken per maand komt dat in het eerste jaar neer op ongeveer €0,77 per gesprek. Bij veertig gesprekken is dat ongeveer €1,24. De menselijke formule van €330,29 per maand komt in dezelfde eenvoudige vergelijking uit op ongeveer €2,06 per credit bij 160 credits, nog vóór de menselijke opstartkost.
De lage prijs maakt een AI-receptie interessant voor een kleine onderneming zonder receptioniste. De opstart bepaalt wel veel van het resultaat. De software moet je openingsuren, diensten, uitzonderingen, doorschakelingen en gewenste meldingen kennen. Zonder koppeling met je agenda weet ze niet welke afspraakplaatsen vrij zijn. Zonder actuele informatie kan ze een klant een oud antwoord geven. Op onze pagina over een AI-receptie voor je telefoon leggen we uit welke gesprekken je ermee kan laten opvangen.
Welke telefoongesprekken geef je wel en niet uit handen?
Een AI-receptie werkt het best bij vragen met een voorspelbaar antwoord. Denk aan een klant die wil weten wanneer je open bent, in welke gemeenten je werkt, welke gegevens nodig zijn voor een offerte of hoe iemand een afspraak aanvraagt. De software kan die informatie geven en een bericht met naam, telefoonnummer en vraag bezorgen.
Een menselijk telesecretariaat past beter wanneer de beller zijn verhaal moet kunnen doen. Een medewerker kan doorvragen wanneer iemand een probleem onduidelijk uitlegt, merkt dat een klant boos is en de boodschap anders formuleren. Dat kost meer, maar het gesprek krijgt wel menselijke inschatting. Ook daar blijft de kwaliteit afhankelijk van de informatie die je aanlevert.
Wij zouden een AI-receptie geen vrije beslissingen laten nemen over prijzen, schadegevallen, klachten, terugbetalingen of dringende veiligheidsproblemen. Ze mag een aanvraag verzamelen en doorsturen. Een medewerker beslist daarna wat je belooft, welke korting mogelijk is en wanneer iemand terugbelt. Bij medische, financiële of andere gevoelige vragen hoort de grens nog strenger te liggen.
Let ook op wat er met het gesprek gebeurt. Vraag waar geluidsopnames, transcripties en telefoonnummers worden bewaard, wie toegang heeft en hoe lang de gegevens blijven staan. Als een gesprek wordt opgenomen of automatisch uitgeschreven, moet je beller daar duidelijk over informeren. Een goedkope oplossing met onduidelijke gegevensverwerking kan later meer werk geven dan ze bespaart.
Hoe kies je tussen een telefoonpermanentie en AI?
Wij zouden de keuze niet maken op basis van het laagste maandbedrag. Eerst moet duidelijk zijn hoeveel oproepen je mist en wat die oproepen vragen. Een kleine onderneming met twintig korte vragen per week heeft een andere oplossing nodig dan een aannemer die vooral nieuwe aanvragen ontvangt tijdens werfuren.
- Tel twee weken lang alle oproepen. Noteer het uur, de reden van het gesprek, de duur en of iemand kon opnemen. Kijk ook hoeveel bellers later opnieuw proberen.
- Verdeel de gesprekken in drie groepen. Zet eenvoudige vragen, nieuwe aanvragen en moeilijke of gevoelige gesprekken apart. Die verdeling toont welk deel een AI-receptie kan opvangen.
- Bereken de waarde van een gemiste oproep. Een gemiste vraag over openingsuren kost weinig. Een gemiste offerteaanvraag kan veel meer kosten dan enkele euro’s telefoonpermanentie.
- Test met echte voorbeelden. Gebruik recente vragen uit je oproeplijst en controleer of de antwoorden juist zijn. Kijk ook of meldingen volledig aankomen en of een medewerker weet wat hij daarna moet doen.
Wil je dat een bericht automatisch in je planning, CRM of klantenportaal terechtkomt, dan is de telefoon zelf maar één onderdeel. Een koppeling met bestaande werking vraagt soms software op maat voor planning en klantenbeheer. Voor een zaak met weinig oproepen is dat meestal overbodig. Een eenvoudige e-mailmelding kan dan volstaan.
Een menselijk telesecretariaat kost ongeveer €330 per maand bij 160 credits, plus opstart. Een AI-receptie begint rond €29 per maand en €249 opstart, maar de voorwaarden voor minuten, gesprekken en doorschakelingen bepalen de echte prijs. Kijk deze week je laatste twee weken oproepen na, bereken de kost per gesprek en markeer welke vragen telkens terugkomen. Als je daarna nog twijfelt, kan je met hexel een gesprek plannen op basis van die concrete cijfers.